信息一多，手忙脚乱

战场上军情瞬息万变，谁先人一步掌握信息，谁就能立于不败之地；工作上谁获取信息更快更多，谁就能取得更好的成果。这种需求促进了科技发展，时至今日人们拥有了许多现代沟通工具，比如QQ、电邮、微博、微信等等。这些沟通工具确实提高了信息交流的效率，但它同样提高工作效率了吗？

信息时代效率下降

我们经常在身边看到一些年轻人一边逛超市，一边看手机。他们一边挑选商品，一边手机不离手，并且不时打打字，发发信息，换换应用。他或许在微信、QQ上与人沟通，同时还可能在刷微博，浏览朋友圈，甚至还会发些评论。然而直到回家后，他们才发现在超市该买的东西却忘了买，不需要买的东西又买回来一堆。
这种情况不止今天发生在我们身边，早在20多年前，美国麻省理工学院就开始研究信息技术对工作效率的影响。1993年他们公布了一项研究成果，表明信息技术的进步不一定带来工作效率的进步，这称之为“效率悖论”。随后其他科学家的研究也表明，新的通信技术给工作带来的不是效率，或许是干扰。
英国科学家作了一项著名的调查研究，参与的英国人多达1100名。在实验情景下，这些人一边为完成既定任务而认真工作，一边通过电邮与别人交流。这时经测试，他们智商的平均得分下降了10分，这个下降幅度比那些吸食大麻而智商下降的人还大。另一项调查也表明，凡是上班时允许员工登陆社交网站的公司，其工作效率平均下降1.5%。

怎样提高效率

通讯工具是中性的，它的价值取决于使用它的人。微信、微博等现代通讯工具极大地提高了信息传递效率，它们能否极大地提高工作效率，完全取决于使用的人能否有效管理和利用这些通讯工具。
斯坦福大学科学家研究发现，如果一个人既要高效地工作，又要联系沟通别人，他必须具备以下三项能力。
第一，忽视无关信息的能力。专注于自己正在处理的事情，不因某些新闻、八卦等消息分散注意力。这就像筛网过滤一样，把不需要的过滤走，只留下需要的。这项能力很重要，尤其在处理多项任务时显得尤为关键。
第二，保持工作记忆有条不紊的能力。使工作内容有条理，有次序，并时刻“活跃”在我们记忆里。这就像许多文件柜整齐地摆放，每一个都代表一种工作，而每一个文件柜里又整齐摆放着不同文件，它们分门别类，一目了然，只要有需要可以随时调取相应的文件。具备这项能力，就不会“遗忘”需要处理的事情。
第三，从一项任务迅速转换到另一项任务的能力。如果有一张任务清单，我们就能从一项任务很快地转换到另一项。这个清单可以根据“紧急重要原则”来列。如下图所示，在这个坐标轴里，一个象限代表一种任务类别，它们的优先排序应该是：第一象限、第四象限、第二象限和第三象限。如果遇到干扰信息，也可以把它归类为某个象限，然后根据以上排序来处理。这样，既能有序地处理所有事情，又能迅速从当前任务转换到下一个，从而提高工作效率。